新入社員にしておくべきITセキュリティ教育
パソコン1台あれば何でもできる今の時代、もはや仕組みだけでは社内のセキュリティ維持は不可能です。これからはいかに社員のITモラルを育てていくかが重要な課題となります。
新入社員や中途社員が入社する時は、「うちの会社はこういうルールなんだ！」と強く教え込める絶好の教育タイミングです。
このページでは、システムの操作説明なんかよりはるかに大切な、新入社員にすべきITモラルに関する教育内容をまとめてみました。
会社のPCは、あなたの家のPCよりはるかに不自由なモノなのだ
最近では新卒で入社する段階で、かなりパソコンを使いこなせるようになっている人も多いです。しかし、そんな人こそ注意が必要なのです。
- USB記憶媒体は使用禁止
- 無断で有償ソフトをインストールしてはダメ
- メモリの増設など改造は禁止
- 勝手にディスプレイ持ち込んでデュアルで快適に使ってるんじゃない！
- ゲートウェイつけてスマホをWifi接続するな！
- ディスク容量が足りないって？iTunesのmp3ファイルだらけじゃないか！
などなど、今まで自宅で便利に使っていたパソコンと同じ使い方をされないように、しっかり会社のルールを守ってもらう必要があります。
まずは教育をしていく前に心構えとして
「今後いろいろな社内のルールを説明するけど、基本的にみんなが個人で使ってきたパソコンよりはるかに不自由なものなのだという認識を持っておきましょう」
と一言告げておきましょう。
会社にとって情報漏えいは交通事故よりダメージが大きい
しかし、若い人たちはただルールを押し付けられることを嫌います。
なぜ、そのルールを守る必用があるのか、ルールを破ったらどんな深刻な事態を招くのかを具体的に伝え、ルール徹底に対して納得感を与えておきましょう。
筆者の会社では情報漏えい事故に関する教育用DVDを見せています。DVDだけでは寝てしまう社員もいるし、他社の事例だけでは他人ごとになってしまうので、超具体的な社内での事故（未遂）例を提示しながら話をしましょう。
例えば、
「2年前にうちの社員がPCを紛失しました。」
→「紛失は取引先に通知する義務がありました。」
→「通知した結果、しばらくお仕事もらえなくなりました。」
→「取引が開始しても信用は回復せず、価格交渉が不利になりやすいです。」
→「該当社員は始末書を書かされ、評価に大きく影響しました。」
のような、ちょっと聞いていてハラハラする感じの例が効果的です。
ソフトやハードの変化に慣れよう
ITスキルが低い人にありがちなのが、
「Excelが新しくなってから使いづらくてしょうがない」
「前のパソコンの時はこれができたんだけどね」
というクレームです。
もちろんOSにしてもソフトにしても、社内SEが好き好んで新しくしているわけではなく、販売期間やメーカーサポート期間の都合上やむなく更新しているケースも多いものです。新入社員に貸与するパソコンもソフトも数年後にはまた新しいものに変わる可能性が高いです。
社内SEとして社員に思うことは、ちょっとしたことはインターネットで調べて自己解決するクセを付けてほしいってことですよね。
「新しいものに慣れるということに慣れる必要がある」という内容を伝えられるといいですね。
費用対効果を意識してモノを言おう
パソコンにちょっとだけ詳しい社員は
「パソコンが遅い、もう少し早いの無いの？」
という言葉をよく口にします。
細かいメンテナンスをすれば改善できるケースもありますが、会社のパソコンはスペック的に十分ではないことも事実です。 しかし、社内SEは会社のパソコン選定の段階であらゆることを考慮し、会社全体としてメリットが出るモデルを選択しているものです。
大容量のSSD、ハイスペックのCPU、大容量メモリーを搭載したPCがあれば、誰だって今より早く仕事が出来るのは当たり前です。しかし、PC処理がちょっと早くなるくらいで、ハイスペックPC購入に当てたお金を回収できるのでしょうか？
IT機器にかぎらず、会社に入った段階から会社全体のメリットを考えるクセを付けておくべきなんです。
社内LANは新入社員にとって初めての共有ネットワーク
学生時代にパソコンを使い続けていても、会社に入って社内LANでデータを共有したり、ハードを共有するという経験は殆どゼロです。
- ファイルサーバーを無駄なデータで専有してしまうことが生む損失
- 無駄に大きな画像を貼り付けたExcelをたくさんの人にメールで配ることで生じる非効率
個人でパソコンを使っていた時には考えもしなかったであろう、共有ネットワーク内でのITモラルについて教えあげましょう。
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- 1976年 東京都生まれ
- 23歳･･･サービス業の会社に勤務したが時間的自由度の低さに納得行かず転職を考える。
- 25歳･･･「新卒扱いで構いません！」と言ってIT系企業（社員30名）に転職。
Word、Excelから始め、サーバーやネットワーク機器の構築を学び、3年間SIerとしてお客様への提案やシステム構築を行う。 - 28歳･･･「3年の経験あり」ということで現在の会社（従業員数900名）に社内SEとして入社
遅れに遅れていた社内システムを低予算で更新した実績を評価された。
